Prvih 7 sekundi je dovoljno da se stvori prvi utisak, pa kao poslovni entitet trebate osigurati da ostavite najbolji mogući početni utisak. Za većinu firmi, taj prvi utisak se obično stvara u prijemnom prostoru. To je prvi kontakt osobe s vašim preduzećem, stoga je od suštinskog značaja da vaš prijemni prostor odražava osnovne vrednosti vaše kompanije i prikazuje ko ste kao firma. Iako će utisak koji želite ostaviti varirati od firme do firme, trebate izbegavati hladne, neprijatne i neraspoložujuće prostore kako biste osigurali da se posetioci odmah osećaju opušteno pri ulasku u vaš poslovni prostor. Pitanje je – kako to postići?
Prijatno čekanje
Baš kao što je lepo upoznati nekoga po prvi put i dočekati ga otvorenih ruku, isto važi i za prostor za doček u firmi. Bez obzira da li ste klijent ili potencijalni zaposleni koji je došao na intervju, doček treba da bude prijatan i da pruži osećaj opuštenosti (posebno korisno kako bi se ublažila nervoza pre intervjua). Stolice igraju ključnu ulogu u tome, uključujući i odgovarajući prostor za čekanje. Nije prijatno stajati nesigurno dok čekate, to može biti neugodno i učiniće da vam vreme čekanja deluje duže. Konačno, veličina prostora za doček određuje vrstu stolice koju možete postaviti, ali je važno uzeti u obzir udobnost, trajnost i način na koji želite da ljudi čekaju. Da li želite da ljudi sede na pojedinačnim stolicama ili da se udobno smeste na kauču među ostalima? Ako imate ograničen prostor, modularna sedišta su sjajna opcija koja vam pruža fleksibilnost da ih rasporedite kako vam odgovara unutar prostora koji imate.
Specijalne stavke
Nema ničeg boljeg od toplog napitka i besplatnih kolačića dok čekate, što ima dalekosežan uticaj na prvi utisak. Posetilac se odmah oseća cenjenim i paženim, što pomaže u podržavanju razloga zašto bi neko želeo da radi tamo ili posluje sa tom određenom kompanijom. Pružanje besplatnog WiFi-ja je važno mnogim posetiocima, jer većina ljudi sada očekuje dobar internet gde god da ode. Mali dodatni gestovi mogu napraviti veliku razliku. Ovakvi mali, ali značajni dodatni gestovi često stvaraju lojalnost kod posetilaca i klijenata, podstičući ih da se vraćaju i preporučuju tu kompaniju drugima. Sama pomisao na ugodno iskustvo i dobru atmosferu može biti dovoljna da neko odabere upravo tu kompaniju za saradnju ili poslovanje, čak i ako konkurencija nudi slične proizvode ili usluge.
Funkcionalni radni prostor
Važno je imati na umu da je prostor za doček i dalje radni prostor za osoblje za prijem, što znači da je funkcionalnost od ključnog značaja. Pult za doček obično je jedna od prvih tačaka kontakta, stoga je važno pažljivo osmisliti raspored i odabrati pult koji je praktičan i istovremeno se uklapa u identitet brenda. Bitno je osigurati prostor za osoblje i posetioce. Ovo uključuje i odlaganje, jer prostor za doček treba da ima uredne radne površine sa mogućnošću arhiviranja i skladištenja dokumenata. Fioke za arhiviranje i kancelarijski ormani su odlična rešenja za održavanje urednosti i organizaciju kancelarije. Kancelarijski nameštaj igra ključnu ulogu jer odaje sliku radne atmosfere u firmi. Takođe, bitan je i jednostavan pristup telefonima i kancelarijskom materijalu, jer nikada ne znate kada ćete nešto morati zapisati.
Prepoznatljiv brend
Osim što je vaš brendirani logo postavljen na zgradi, čim kročite u prostor za doček, prisustvo vaše kompanije treba da bude jasno uočljivo od samog početka. To zahteva više od samo postavljanja logotipa na zidu, već i pružanje brendiranih olovaka, notesa i podmetača. Ovo su sitnice koje ljudi primete i čak mogu poneti sa sobom. Sve ovo doprinosi prvom utisku o vašem brendu i pomaže ljudima da vas zapamte. Svest o vašem brendu je ključna.
Izbor boja doprinosi ovoj svesti i poželjno je da se uklopi sa smernicama brenda kompanije kako bi se postigla celovita slika brenda. Previše različitih i neskladnih boja rezultovaće zagušenim, nerednim, pa čak i haotičnim prostorom.
Prostor za doček često deluje kao centralna tačka poslovanja za nove posetioce, klijente i potencijalne zaposlene, stoga prvi utisci zaista imaju važnost.